2022年，国家卫生健康委制定印发《进一步加强卫生健康行业内部审计工作的若干意见》强调，各单位要贯彻落实习近平总书记关于科技强审的重要指示精神，运用大数据等现代信息技术，积极支持内部审计信息化建设，消除信息孤岛。对于医院内部审计部门来说，落实这一指示精神，首要的是积极探索医院内部审计信息化建设。药品在医院医疗中起着举足轻重的作用，从医院日常经济活动看，药品开支占比28%，仅次于人员经费，特别是现在实行带量采购后药品使用的规范性，在药品实行医疗SPD供应链管理（Supply—Processing—Distribution，供给—分拆加工—配送，以下简称 SPD）新管理模式下药品库存作为医院的流动资产，是医院内部审计的重要一环。在药品管理中，药品的入库、出库、调拨、库存等生成的数据条目每年以上千万条计。本文以药品管理审计为例，通过走访3家三级公立专科医院，并以W医院为例，探讨信息化对医院药品风险管理审计的作用，以期为医院药品管理审计提供参考。随着公立医院规模不断扩大，业务量不断增加，医院引进了HIS（医院信息管理系统）和CIS（企业识别系统）等信息化系统，为医院内部审计信息化奠定了数据基础。HIS的应用能推进内部审计信息化建设，为风险管控和监督提供了便利。但公立医院内部审计信息化与业务的结合，如药品风险管理审计还处在初级探索阶段，个别医院在某些领域正在尝试通过审计平台作监督预警。通过信息化联通审计与业务，实现业财融合、业审融合是未来发展的必然趋势。目前，许多医院通过软件信息系统申领药品，如SPD系统。在该系统中，有详细的进销存数据，包括入库、出库、调拨、消耗、库存、退药、报损等数据，为药品风险管理审计信息化提供了有力的支撑（见图 1）。笔者通过走访调研3家三级专科医院药剂部门及审计部门发现，查找医院药品领用、库存等方面存在的风险点可从三个方面着手。一看药品“账账”是否相符。通过医院HIS系统关联对比药房药品SPD系统，查核药品采购入库金额与医院财务应付账款金额，查看是否存在差异。若应付账款金额大于药品采购入库金额，可以推断药房存在虚假采购的可能；若应付账款金额小于药品采购入库金额，可推断存在赠药的可能。二看药品存量是否异常，即“账实”是否相符。医院药库采购的药品会在短时间如一周内分发到二级药房包括门诊药房、急诊药房、住院药房等，药库仅存少量抗生素、抢救类药品。根据医院内部控制制度要求，药库、药房每月底需进行药品盘点，填制药品库存情况清单。如果“账实”不符，购销存数据差异较大，可能存在虚假采购、赠送药品、发错药、盘点差错等。三看药品“倒库”和纠错是否合理。为确保药品有效流通，通常药学部门会调整各个药房的药品存量，医院称为“倒库”。有的药房部门在“倒库”过程中以药品破损或过期等为由，直接报损报亏虚假采购药品、赠送药品、发错药品等，以达到“账实”相符；有的药房部门药师工作不够认真仔细，把同一药品不同计量单位搞混，导致“账实”不符，需要通过纠错调整药品库存数量，在纠错过程中可能也会导致部分药品流失。借助数据字典、数据库说明等技术资料，构建药品风险管理审计中间表。数据之间往往存在着某种明确而固定的对应关系，也遵循一定的原理和规则。利用这种数据勾稽关系，开展相关的数据分析和应用，找出分析模型所需要的具体数据，并对之进行研究，掌握相关药品数据的特点，确定各字段。同时，将原始数据通过转换、整理、加工、分析、验证等，形成审计中间表。目前，医院药学部门药品进销存数据多已实现信息化管理。通过审计信息化系统直接提取包括入库、出库、库存等药房数据，将之转化为特定的数据特征。结合审计对象药品在全域中的数据，以及审计过程中梳理的电子取证数据，再利用计算机编程语言，实现模型的构建。根据所获取的药品数据，通过设定计算、判断和限制条件建立数学或逻辑表达式，用于对审计对象药品实际的性质、数量、时间或空间状态进行验证，形成一套信息化审计药品应用体系。在信息化系统下，HIS系统与各业务数据系统之间相互关联。通过抽查测试各系统之间关联性，包括财务核算系统、药库子系统、药房子系统、门诊收费子系统和住院子系统等，同时比对医生处方、药房发药数量、金额与药房药品 SPD 系统等相关数据一致性，从而进行信息化审计（见图 2）。一是及时核对各子系统库存逻辑关系，准确进行药品收入和成本核算。通过药库药房子系统和药品会计的入账、记账系统相关联，系统内部各环节互相制约，医院内部审计可以及时查询，掌控药品购销存情况，及时核对各子系统库存逻辑关系，准确进行药品收入和成本核对，做到“账账”相符。二是通过HIS系统与药库药房子系统关联，同时核算抽查某一时段或某几天住院和门诊患者人数、用药量、用药金额，与住院药房、门诊药房药品销售日报表进行核对。在信息化系统下，应审查药房某一时段的药品销售数量和金额与患者人数和用药之间的逻辑关系，还要审查药品库存期末数是否与实物盘点数一致，即“账实”是否一致，并将药房领用数与药库发出数、“一日清单”汇总数比对，查找舞弊行为。三是通过HIS系统和药房药品SPD系统的关联，督促退药、调药和调价按规定程序及时处理，通过门诊、住院药房及药库监管系统和人工系统的数据比对，内部审计部门随时可以依托审计子系统对其进行稽查核实，系统的互联在一定程度上能够促使部门间加强牵制，内部控制也变得更有效。通过审计记录、审计底稿资料、审计专家经验，对将要分析的问题做出概括、抽象的表达，构建药品风险管理审计分析模型。通过药库系统库存、门诊药房和住院药房的存量，与门诊系统、住院系统电子处方关联，实时检测患者人数、用药量、用药金额之间的逻辑关系后发现，实施信息化实时动态审计后，W医院的药品盘点误差明显下降，误差由两年前的0.03%持续下降到0.001% 以下。通过HIS系统关联药房药品SPD系统，对比药品采购入库金额与医院财务应付账款金额，做到账账核对，收入成本核对，同时，实施信息化实时动态审计后，药房更加重视进销存管理，能够很好地排除虚假采购、赠送药品、盘点差错等相关因素。由于发药差错很容易被识别，促使药师工作更 加认真负责，大大降低发药差错比例。通过HIS系统关联药房药品SPD系统，实时发现药品异常使用数量，同时，实施信息化实时动态审计后，药房更加关注药品有效期管理，药品过期报损金额明显下降，由两年前的每年几千元，下降到几百元甚至几十元。实施信息化实时动态审计前，W医院审计结果总是报告药品风险管理审计有问题，“账实”不一致，医院药品每年亏损几十万元；在项目实施两年以后，在药房的大力配合下，通过持续改进，药品风险管理审计结果显示药品的“账账”“账实”几乎一致，同时药房过期报损金额下降，发药差错降低，患者满意度大幅提高。信息化审计倒逼药学部门管理更加信息化、智能化。W医院上线了供应商管理库存系统和药品供应链管理系统，通过上线药品供应链管理系统，药房大大提高了工作效率。药品申领部门可以根据药品库存和消耗量等数据查询自动生成采购计划，发送给药库采购人员，采购人员审核完成后，可以通过药品供应链系统同时批量给不同供应商发送订单，供应商可以单独获取自己的订单，提升了采购效率，使得采购量更有依据，提高了采购规范性、智能化、信息化水平（见表 1）。信息化审计起到了对新型管理模式SPD平台的监督作用，同时，能够督促药房进一步合理用药，促进药房精细化管理，降低了药品管理风险。通过药品信息化审计研究，可为后续逐步开展其他领域审计项目奠定基础。提升药品风险管理审计的科学性、全面性，能够促使药房进行精细化管理，助力医院高质量发展，为公立医院积极推进内部审计信息化转型贡献力量。作者：仇洁 毛琼
单位：上海市皮肤病医院 上海中医药大学附属岳阳中西医结合医院
来源：审计观察
编辑：孙哲
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